Хронофаги и как их усмирить
Всем привет! Меня зовут Аня Устина, я работаю Project Manager в компании Joy Dev. В данной статье я хочу поделиться информацией о хронофагах (греч. “поглотители”) и полученным опытом в планировании рабочего времени.
Эти высказывания знакомы многим из нас, и зачастую мы используем их в эмоциональных моментах, когда кажется, что рабочие задачи забирают всё наше время, которое мы могли бы использовать на отдых, семью и друзей.
Время – это ценный и невосполнимый ресурс, поэтому мы должны относиться к нему бережно – как к своему собственному, так и ко времени других людей. Давайте поговорим о том, как избежать или минимизировать рассеивание времени.
Прежде чем мы перейдём к обсуждению хронофагов (современных “пожирателей” времени), давайте взглянем на статистику. Социологи выделяют несколько основных хронофагов в офисной среде.
Рассмотрим их:
С чего всё началось
Хронофаги имеют две природы происхождения:
- Живые
- Цифровые
Живыми или человеческими хронофагами можно считать всё непродуктивное общение, негативно влияющее на эффективность работы:
- Разговоры по телефону на отвлечённые и часто совершенно нерабочие темы
- Отсутствие контекста и приоритета задач
- Отсутствие самодисциплины
- Неумение делегировать полномочия
- Желание “отсидеть положенные часы” или переложить свою работу на других
Все эти пункты негативно влияют на KPI любого сотрудника: от разработчика до менеджера проекта. Такие потери времени могут составлять до 60% рабочего дня.
К цифровым хронофагам можно отнести:
- Социальные сети / мессенджеры
- Видеохостинги
- Зависающее ПО
- Недостаточный уровень хард-скиллов, когда специалисту приходится много гуглить
- Информационный шум
Сложнее всего избегать цифровых хронофагов людям из сферы IT, digital или тем, кто работает в прямом взаимодействии с компьютером.
Ситуация на картинке говорит нам о заинтересованности пользователя и высокой мотивации к получению знаний. Однако он не умеет отличать познавательную деятельность от цифровой зависимости.
Есть ещё одна условная классификация хронофагов:
- Приобретённые
- Навязанные
Приобретенные хронофаги
Работник может столкнуться с ситуацией, когда без проверки всех мессенджеров, социальных сетей, почты и новостей он не может приступить к работе. Причём такие проверки могут повторяться многократно в течение рабочего дня.
Психологи отмечают, что на этом этапе часто возникает пониженная концентрация внимания и снижение эффективности работы до 30-50% от заявленного потенциала работника.
Навязанные хронофаги
Когда вы постигли высокую философию ключевых показателей эффективности, ваш ритм могут нарушить как цифровые, так и человеческие навязанные хронофаги.
В данном примере коллега не осознаёт, что он занимает наше время. Мы вынуждены переключаться между задачами без контекста, так как в силу своей вежливости мы не можем напомнить ему о том, что использование поисковых систем не запрещено.И мы, как внимательные и продуктивные менеджеры, активно участвуем в решении задачи.
Однако часто бывает так, что решение можно найти всего за один-два клика по релевантным ссылкам в поисковой выдаче, используя комбинацию клавиш Ctrl+F, а то и просто дочитать статью или параграф технического задания. Подробнее о взаимодействии с коллегами и о софт-скилах в целом можно почитать тут.
Научный подход
Сейчас я кратко представлю известную многим матрицу Эйзенхауэра.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр собрал в единую таблицу все предстоящие основные, неосновные, дополнительные и побочные действия и потенциальные решения.
Сектор кризисов указывает на необходимость принятия оперативных решений и кризис-менеджмента в случае нерешённых проблем, которые могут привести к серьёзным последствиям.
Сектор отголоска кризисов менее важен, но всё же требует непосредственного участия заинтересованных лиц в своевременном решении задач, иначе они могут привести к серьёзным последствиям, аналогичным сектору кризисов.
Сектор качества является наиболее комфортной зоной, где происходит взаимодействие с процессами и где находятся привычки и автоматизация, которые существенно повышают качество процессов.
Сектор деградации является той зоной, где можно отложить неважные и несрочные задачи, при этом ничего не изменится, но если дело будет откладываться на долгий срок, то оно потеряет свою актуальность.
Именно в секторе деградации часто находятся хронофаги.
Практика
Чтобы продемонстрировать применение этой матрицы на практике, я провела собственный эксперимент, используя усреднённую неделю проекта. Эта неделя была выбрана для наглядности, так как происходила смена месяца: 28.01.23-02.02.23.
Задачи проджекта в этом периоде можно условно разделить на несколько источников (СД, АР, АП, АсП, ВП) в зависимости от того, кто их запланировал или поставил перед менеджером. Кроме того, задачи могут поступать извне, включая запросы от сотрудников компании, партнёров и заказчиков.
Задачи проджекта по источникам поступления:
1) запланированные самим проджектом
2) запланированные другими людьми для проджекта
3) приходящие извне:
3.1) запросы от сотрудников внутри компании
3.2) запросы от партнёров по бизнесу и контрагентов
3.3) запросы от заказчиков
Выше перечислены только основные рабочие моменты. Но мы добавим и хронофаги:
1) обед фактически не является хронофагом и в трудовом кодексе этот пункт обязательный
2) попить чай или кофе: достаточно относительно, ведь многие могут совмещать это дело с рабочими процессами
3) перекуры или просто подышать свежим воздухом
4) разговоры по телефону, не относящиеся к работе
5) залипание в соцсетях и прочих ресурсах, не относящихся к рабочему процессу
Эти категории занесём в таблицу и оценим по следующим факторам:
- Длительность (ч, мин)
- Срочность (от А до Г, где А — очень срочно)
- Важность (от 1 до 3, где 1 — важно, 2 — текущая задача, 3 — не важно)
- Соответствие рабочему графику относительно календарной линейки (+ или -)
Сейчас видно, что оценённые задачи не уложились в норму рабочего времени на 520 минут, а это ещё 8,5 часов рабочего времени.
Теперь составим матрицу Эйзенхауэра(*, **) с небольшой оговоркой:
За указанный период получены следующие результаты:
К чему пришли
- 15% рабочего времени проджекта приходится на важные и срочные задачи, связанные с сектором кризиса, откладывание которых может привести к серьёзным последствиям.
- Почти 1/5 времени уходит на решение проблем сектора кризиса.
- 50% занимают несрочные, но важные задачи, направленные на улучшение качества работы и поддержание текущих процессов.
- 1/7 рабочего времени, что примерно равно значимости кризисного сектора, использовано на дела, не связанные с профессиональной деятельностью, то есть на сектор деградации.
времени, включая потери на хронофагов, значительно превышают норму в 8 часов.
Анализ каждой из частей таблицы показывает, что если не уделить 450 минут в неделю на решение вопросов из сектора кризиса, то это приведёт к бОльшим временным затратам на устранение последствий, которые могут увеличиться ещё в два-три раза.
Сектор отголосков кризиса показывает небольшое превышение (+4%), что может означать, что основная часть вопросов уже была решена или их не было вовсе. Однако следует обратить внимание на данный сектор в плане роста временных затрат. Если показатель положительный, то это может говорить о возникновении флешбеков нерешённых проблем важного и срочного характера.
Сектор качества занимает половину рабочего дня, и улучшение качества работы может привести к сокращению общих затрат времени.
Для повышения эффективности работы в коллективе желательно применить следующие методы:
- оптимизация и распределение обязанностей в команде
- доступность информационных материалов для сокращения времени на выяснение деталей
- селф-менеджмент
- своевременное получение и предоставление информации
- предотвращение простоев и автоматизация процессов
- улучшение условий труда, учитывая, что работа в офисе может иметь преимущества по сравнению с удалёнкой
Важна и психологическая составляющая, так как переключение видов деятельности позволяет сохранять когнитивные способности в течение рабочего дня.
Наше решение
- планирование рабочего процесса
- приоритизация задач
- использование электронных календарей и ежедневников
- настройка напоминаний о рабочих задачах
- отключение уведомлений соцсетей
Эти методы могут эффективно помочь бороться с непродуктивными потерями времени и превратить нас в эффективных руководителей и лидеров команды.
Мои собственные рекомендации для повышения продуктивности:
- Используйте Google-календарь для планирования своего дня и получения уведомлений на любом устройстве.
- Ведите ежедневник, чтобы визуально отслеживать свой прогресс и наслаждаться вычёркиванием выполненных задач.
- Сделайте красивую Kanban-доску, чтобы показать свою продуктивность всей команде.
- Отключите уведомления в социальных сетях и push-уведомления на своих устройствах, чтобы сосредоточиться на работе. Котики и мемчики не сильно расстроятся, если вы их посмотрите после работы.
- Разговоры с мамой: это самое сложное, маме не стоит отказывать. Но и сказать о своей занятости тоже никто не запрещает. В этом случае можно перенести разговор на вечер или кратко обменяться информацией.
Я надеюсь, что эти рекомендации помогут вам эффективней управлять своим временем. Всем желаю успехов!
Подписывайся на нас на VC, хабре, ВК, там мы публикуем еще больше полезного материала!
Если хочешь реализовать проект, напиши нам, и мы вместе придумаем решение.